home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / accoting / hbms314 / hbmsdocs.exe / PRCHECK.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-07-04  |  8KB  |  178 lines
  1.  
  2.                        CHECK PRINTING for HBMS 4.31
  3.  
  4.  
  5.           In order to be compatible with different check forms, HBMS 
  6.       requires instructions on what information you want to print, and where 
  7.       to locate it.  You must supply HBMS with this information in the form 
  8.       of a text file named PRCHECK.HBM.  
  9.  
  10.           You can use any word processing program that creates pure "ASCII" 
  11.       files to create PRCHECK.HBM.  It can contain up to 40 lines of 
  12.       instructions.  Each line consists of three items and should be in the 
  13.       following format: 
  14.  
  15.           Number of CRLF's, Number of SPACES to skip, INSTRUCTION
  16.  
  17.       Each of the above three items must be separated by one and ONLY ONE 
  18.       space.  Do NOT include the commas.  The "Number of CRLF's" refers to 
  19.       carriage return/line feeds.  It represents how many lines you want to 
  20.       step down from the last position of the printhead.  The "Number of 
  21.       SPACES to skip" refers to how many spaces to step from the last 
  22.       printed field on your check.  "INSTRUCTION" refers to either an item 
  23.       to print, or a print command.  If you enter "2" for the number of 
  24.       CRLF's, and "10" for the number of spaces to skip, the instruction 
  25.       would be executed at 2 lines down from the last printhead position and 
  26.       10 spaces from the left margin.  The INSTRUCTIONS are not case 
  27.       sensitive and only the first three characters are necessary.  You can 
  28.       use the rest of the line for comments.  HBMS executes each line in 
  29.       succession.  This means a printer command must come before the item(s) 
  30.       it is intended to affect.  Also there are NO BLANK LINES ALLOWED, EACH 
  31.       LINE MUST BEGIN ON THE LEFT MARGIN, and THE LAST LINE MUST CONTAIN THE 
  32.       INSTRUCTION "END".  The other instructions you can send to HBMS are 
  33.       listed on the next page. 
  34.  
  35.           HBMS will look for PRCHECK.HBM on the current drive\directory (the 
  36.       same directory you run HBMS from), when you make the first request to 
  37.       print a check.  If found and loaded, it will check each line for a 
  38.       valid instruction.  If HBMS finds an instruction it cannot understand, 
  39.       an error message indicating the line number of the problem will be 
  40.       displayed.  By necessity, creating a successful PRCHECK.HBM file is a 
  41.       trial and error process.  It requires that you: 
  42.  
  43.           (1) Create and/or edit PRCHECK.HBM 
  44.           (2) Run HBMS
  45.           (3) Print a sample check to see if it meets your expectations.
  46.  
  47.       You probably won't have everything placed right on the first attempt.  
  48.       This trial and error process can become a frustrating experience, but 
  49.       it is necessary to allow flexibility in check forms.  I suggest that 
  50.       you print a check from the "VIEW" mode of Ledger Posting, and use 
  51.       regular paper until you get the desired results.  You should be able 
  52.       to hold a regular sheet of paper and your check forms up to the light 
  53.       to compare them. 
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                    - 1 -
  59.  
  60.  
  61.               The instructions that HBMS understands are:
  62.  
  63.                    Field
  64.       Instruction  Length  Meaning
  65.       -----------  ------  -----------------------------------------
  66.       MONth           2    Month (in digits)
  67.       DAY             2    Day (in digits)
  68.       SYR             2    Short form of year (last two digits)
  69.       LYR             4    Long form of year (1988) 
  70.       DATe            8    Full date  (10/01/88) 
  71.       CK#             4    Check number
  72.       PAYee          40    Source description
  73.       AMO            10    Amount of check in digits
  74.       SCRipt          *    Amount of check in script
  75.       MEMo           40    Target description
  76.       BALance        10    Balance of account after check was written
  77.       $$$             1    The currency symbol "$"
  78.       END             0    Tells HBMS this is the last line.   MANDATORY!
  79.  
  80.       S50             0    Script field length of 50
  81.       S60             0    Script field length of 60
  82.       S70             0    Script field length of 70  {DEFAULT}
  83.       S80             0    Script field length of 80
  84.       S90             0    Script field length of 90
  85.  
  86.       INItialize      0    Initialize printer
  87.       LF8             0    1/8th inch line feed
  88.       LF6             0    1/6th inch line feed       {DEFAULT}
  89.       PICa            0    Pica print pitch           {DEFAULT}
  90.       ELIte           0    Elite print pitch
  91.       CD+             0    Condensed print ON
  92.       CD-             0    Condensed print OFF        {DEFAULT}
  93.       IT+             0    Italics print ON
  94.       IT-             0    Italics print OFF          {DEFAULT}
  95.       DS+             0    Double strike print ON
  96.       DS-             0    Double strike print OFF    {DEFAULT}
  97.  
  98.  
  99.  
  100.           The "script field length" instructions need further explanation. 
  101.       When HBMS prints a scripted amount that does not take up the full 
  102.       field, it pads the right side with "*" characters for security 
  103.       reasons.  If the check amount is large, the script representation 
  104.       could be very long and take up more room than the default field length 
  105.       of 70 spaces.  If this happens, HBMS will print out the entire script, 
  106.       but it will possibly throw off the spacing of any other fields on the 
  107.       same line.  Even in condensed pitch it may be hard to fit long script 
  108.       amounts on your check form.  However, most amounts under $100,000.00 
  109.       can be handled in 60 spaces.  One example that would take 57 spaces is 
  110.       "SEVEN THOUSAND SEVEN HUNDRED AND SEVENTY-SEVEN AND 77/100".  If you 
  111.       want to specify a script field length other than the default of 70, 
  112.       this "length" instruction must come before the actual script 
  113.       instruction. 
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                                    - 2 -
  118.  
  119.  
  120.           The following 15 lines of instructions are an example of a 
  121.       PRCHECK.HBM file: 
  122.  
  123.  
  124.       3 8 CK#      line feed 3 times, move 8 spaces and print check number
  125.       0 39 DATe    do not line feed, step 39 spaces and print date
  126.       0 0 ELI      change to elite pitch (12 cpi)
  127.       2 9 PAYee    2 line feeds, 9 spaces, and print to whom check was made
  128.       0 0 PICa     change back to pica pitch (10 cpi)
  129.       0 2 $$$      2 spaces on same line and print a currency symbol
  130.       0 0 AMO      immediately print how much check was written for
  131.       0 0 S60      set script field length to 60
  132.       0 0 CD+      change to condensed pitch (17 cpi) for script & memo 
  133.       0 0 IT+      set italics print on for script
  134.       2 2 SCR      2 line feeds, 2 spaces and print amount in words(script)
  135.       0 0 IT-      turn italics off
  136.       2 8 MEMo     2 line feeds, 8 spaces and print what check was for
  137.       0 0 CD-      turn condensed off
  138.       5 0 END      tell HBMS this is the last line (required!)
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.          The above file of instructions will instruct HBMS to print a check 
  144.       similar to the example below.  The labels "Chk#:", "Date:", "Payee:", 
  145.       and "Memo" are assumed to be existing on the form already, and the 
  146.       different font sizes are of course not represented. 
  147.  
  148.       ----------------------------------------------------------------
  149.       |                                                              |
  150.       | Chk#: 1001                                   Date: 10/01/88  |
  151.       |                                                              |
  152.       | Payee: Corner Drug Store                        $     14.95  |
  153.       |                                                              |
  154.       | FOURTEEN AND 95/100 **************************************** |
  155.       |                                                              |
  156.       | Memo: School supplies                                        |
  157.       ----------------------------------------------------------------
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.                              BRENTSON WORRELL
  171.                              6404 Mornay Dr.
  172.                              Tampa, FL   33615-3426
  173.                              (813) 886-2282
  174.  
  175.  
  176.                                    - 3 - 
  177. 
  178.